Üzleti dokumentumaid egyetlen online rendszerben
Az ajánlat elkészítésétől a szerződésen és teljesítési igazoláson át a számlázásig kezeld üzleti dokumentumaidat egy átlátható felületen. A Documento összekapcsolja a folyamat lépéseit, hogy kevesebb legyen az ismételt adminisztráció.
Mi az online üzleti dokumentumkezelő rendszer?
Az online üzleti dokumentumkezelő rendszer olyan webalapú szoftver, amelyben a vállalkozás üzleti dokumentumai egy helyen készülnek el, kerülnek kiküldésre és tárolásra. A Documento kis- és középvállalkozásoknak készült dokumentumkezelő és dokumentumkészítő rendszer, amely az árajánlattól a teljesítési igazolásig kíséri végig a folyamatot.
Mit nyersz azzal, ha egy rendszerben vannak a dokumentumaid?
A dokumentumok külön fájlokban, mappákban és levelezésben való kezelése időigényes, és könnyen vezet elavult adatokhoz. Egy közös rendszerben ez a kockázat csökken.
Egy helyen kezelhető adatok
A partnerek, tételek és dokumentumok ugyanabban a rendszerben érhetők el.
Visszakereshetőség
A kiküldött dokumentumok később is megtalálhatók, nem kell fájlokat vadászni.
Egységes dokumentumok
A dokumentumok azonos szerkezetben és megjelenéssel készülnek el.
Kevesebb másolás
Az egyszer rögzített adatok a folyamat következő lépéseiben újra felhasználhatók.
Több eszközről elérhető
A Documento webalapú, telepítés nélkül, böngészőből használható.
Csapatban is használható
Korlátlan számú felhasználó dolgozhat a rendszerben, a csomagod jogosultságai szerint.
Így épülnek egymásra a dokumentumaid
Az ügylet minden szakaszához tartozik egy dokumentum, és mindegyik az előzőre épül.
-
Árajánlat
Rögzíted a partnert és a tételeket, majd kiküldöd az ajánlatot, amelyet a partner online elfogadhat.
-
Megrendelő
Az elfogadott ajánlatból megrendelő készül, kiegészítve a fizetési móddal és ütemezéssel.
-
Szerződés
Sablon alapján, az ajánlat adataival készül el, és elektronikus aláírásra küldhető.
-
Teljesítési igazolás
A munka elvégzése után igazolja a teljesítést, ugyanazokból az adatokból.
-
Számla
Számlázz.hu-fiókkal a számla is indítható az ajánlat adataiból.
Milyen dokumentumokkal dolgozhatsz?
Árajánlat
Korlátlan számú ajánlat, automatizált email küldés és elfogadás-visszajelző.
Megrendelő
Fizetési feltételekkel kiegészített megrendelő, online visszaigazolással.
Szerződés és eszerződés
Saját sablonok, automatikus mezők és elektronikus aláírás.
Teljesítési igazolás
A teljesítés igazolása a már rögzített partner- és tételadatokból.
Jelenléti ív
Menthető munkatársi és munkaidőadatok a havi adminisztrációhoz.
Kiküldetési rendelvény
Mentett helyszínek a visszatérő céges utakhoz.
A Documento moduljai
Árajánlat készítés
Az árajánlat a folyamat kiindulópontja. Átlátható felületen rögzítheted a partnert és a tételeket, az elkészült ajánlatot pedig a rendszer emailben továbbítja, amelyet a partner az emailben kapott linkkel azonnal elfogadhat. A tételek és a partnerek mentődnek, így a következő ajánlat még gyorsabban elkészül. Az ajánlat adatai szolgálnak alapul minden későbbi dokumentumnak: a megrendelőnek, a szerződésnek, a teljesítési igazolásnak és a számlának is.
Az árajánlat készítőrőlMegrendelő készítés
Az ajánlat elfogadása után megrendelő készíthető, amely az ajánlat partner- és tételadataira épül. Itt adod meg azokat az információkat, amelyeket az ajánlat még nem tartalmaz: a fizetés módját, a fizetés ütemezését, a fizetési határidőt, illetve előre fizetés esetén az előre és a teljesítést követően fizetendő arányt. A megrendelőt a rendszer az árajánlattal megegyező módon küldi ki, a partner pedig emailen keresztül tudja visszaigazolni.
A megrendelő készítőrőlSzerződés készítés
Szerződést bármely árajánlatból, vagy akár árajánlat nélkül is készíthetsz. Az ajánlatban megadott adatok automatikusan bekerülnek a szerződésbe, a folyószöveg pedig szerkeszthető és több verzióban, saját sablonként elmenthető. Az automatikusan kitöltendő mezőket placeholderekkel helyezheted el a szövegben. A kész szerződés elküldhető véleményezésre, illetve elektronikus aláírásra is.
A szerződés készítőrőlTeljesítési igazolás készítés
A munka elvégzése után a teljesítési igazolás is elkészíthető a már rögzített adatokból, így nem kell a partner adatait és a tételeket újra begépelned. A dokumentum online továbbítható a partnernek, tárolása pedig ugyanúgy a rendszerben történik, mint a többi dokumentumé. Szükség esetén elektronikus aláírás is indítható hozzá.
A teljesítési igazolás készítőrőlJelenléti ív készítés
A jelenléti ív készítő modullal saját magadnak vagy a munkatársaidnak készíthetsz jelenléti íveket. A munkatársak és a munkaidő adatai elmenthetők, így a megfelelő adatok a következő időszaknál azonnal megjelennek az űrlapon, és a havi adminisztráció lényegesen gyorsabb lesz. A dokumentumok ugyanabban a rendszerben maradnak, ahol az értékesítési dokumentumaid is.
A jelenléti ív készítőrőlKiküldetési rendelvény készítés
Azoknak a munkatársaknak, akik saját gépjárművüket használják céges ügyekre, átlátható felületen készítheted el a kiküldetési rendelvényeket. A gyakori helyszínek elmenthetők, így az ismétlődő utak adatait pillanatok alatt újra előhívhatod. Az elkészült bizonylatok a rendszerben maradnak, és később is visszakereshetők.
A kiküldetési rendelvény készítőrőlElektronikus aláírás
A Documentóban elkészített szerződés nem csak nyomtatva írható alá: az ittírdalá.hu szolgáltatáson keresztül elektronikus aláírási folyamat is indítható. Ehhez az ittírdalá.hu fiókodban igényelt összekötő kulcsot kell egyszer megadnod a Documentóban. Az aláírás feltételeit és díjszabását a szolgáltató határozza meg.
Az elektronikus aláírásrólSzámlázás Számlázz.hu-fiókkal
Ha van Számlázz.hu-fiókod, az árajánlat adataiból a Documentóban indíthatod a számlakészítést, így a partner- és tételadatokat nem kell újra begépelned. A számla a Számlázz.hu rendszerében készül el, és azt a Számlázz.hu küldi ki a megszokott módon. A Documento tehát nem számlázóprogram, hanem a folyamat többi dokumentumát kezeli.
A Számlázz.hu-integrációrólKinek való a Documento?
Kis- és középvállalkozásoknak, amelyek rendszeresen adnak ajánlatot és kötnek szerződést, és szeretnék, hogy ezek a dokumentumok ne külön fájlokban szóródjanak szét. A Documento nem klasszikus vállalati iratkezelő vagy iktatórendszer: az üzleti dokumentumok elkészítésére, kiküldésére és tárolására készült.
Így kapcsolódik a teljes dokumentumfolyamathoz
A Documentóban a dokumentumok nem különálló fájlok, hanem egy folyamat lépései. Minden lépés az előző adataiból építkezik.
-
Árajánlat A partner- és tételadatok rögzítése, kiküldés és online elfogadás.
- Megrendelő Az elfogadott ajánlatból fizetési feltételekkel kiegészítve.
- Szerződés Sablonból, az ajánlat adataival, elektronikus aláírással.
- Teljesítési igazolás A teljesítés igazolása a már rögzített adatok alapján.
- Számla Számlakészítés Számlázz.hu-fiókkal, az ajánlat adataiból.
Az egyes lépések adatai egymásra épülnek, így ugyanazt az információt nem kell újra begépelned.
Elérhetőség és csomagok
Minden csomagbanA funkció a Basic, a Leader és a Hero csomagban is elérhető.
Az egyes dokumentumtípusok eltérő csomagokban érhetők el: az árajánlatkészítés a Basic csomagtól, a szerződés, a megrendelő, a teljesítési igazolás, a jelenléti ív és a kiküldetési rendelvény a Leader csomagtól, a több cég kezelése pedig a Hero csomagban.
A Documento 7 napig ingyen kipróbálható, kötelezettségek nélkül. Az előfizetés 3 170 Ft + ÁFA / hó-tól indul.
Megnézem a csomagokatGyakori kérdések a dokumentumkezelésről
Kapcsolódó tartalmak
5 ok, amiért érdemes digitálisan kezelni a dokumentumokat
Mit nyer egy vállalkozás azzal, ha elhagyja a papíralapú iratkezelést.
Tudástár
Lépésről lépésre leírások és videók a Documento funkcióiról.
Blog
Cikkek az árajánlatkészítésről, szerződésekről és az adminisztrációról.
Próbáld ki 7 napig ingyen, kötelezettségek nélkül!
Az ingyenes időszak lejárta után tudsz csomagot választani.
Regisztrálok
