Kiküldetési rendelvény minta 2026: kitöltési útmutató

Mi a kiküldetési rendelvény?

Olyan bizonylat, amely rendezetten összekapcsolja a munkavégzéshez kapcsolódó utat, a magánszemélyt, a gépjárművet, a megtett távolságot és az elszámolt költségtérítést. A pontos használat attól is függ, hogy munkaviszonyról, más jogviszonyról vagy vállalkozói tevékenységről van-e szó.

Milyen adatokat tartalmazzon?

• a kiküldő vagy kifizető adatai;
• az utazó személy neve és a szükséges azonosító adatok;
• az utazás időpontja és üzleti célja;
• az indulási és érkezési hely, illetve az útvonal;
• a megtett távolság;
• a használt gépjármű azonosításához szükséges adatok;
• az alkalmazott fogyasztási norma és üzemanyagár;
• a kilométerenként figyelembe vett normaköltség;
• a számított és kifizetett költségtérítés;
• a kiállítás és az elszámolás jóváhagyásának adatai.

Kitöltési példa

Egy munkatárs 2026. szeptember 8-án a vállalkozás budapesti telephelyéről egy győri partnerhez utazik, majd visszatér. A rendelvény rögzíti az út célját, a pontos útvonalat, az oda-vissza távolságot, a használt saját gépjármű adatait és a számítás alapját. A konkrét térítési összeghez az utazás hónapjára érvényes NAV-adatokat kell használni.

Saját gépjármű használata

Saját személygépkocsi üzleti célú használatakor különösen fontos, hogy a tulajdonjog vagy használati jog, a jármű műszaki adatai, a megtett út és az üzleti cél dokumentálható legyen. Az elszámolási mód és az adókövetkezmény a konkrét körülményektől függ.

A NAV 2026. évi tájékoztatói között elérhető a gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos költségek elszámolásáról szóló információs füzet. A NAV külön közleményben teszi közzé az elszámoláshoz alkalmazható havi üzemanyagárakat is. Konkrét összeget ezért mindig az utazás dátumához tartozó hivatalos adat alapján számolj.

Egyszerű kitöltési sorrend

1. Azonosítsd a kiküldő vállalkozást és az utazó személyt.
2. Add meg az utazás dátumát, célját és útvonalát.
3. Rögzítsd a jármű és a megtett távolság adatait.
4. Ellenőrizd az érintett hónap hivatalos NAV-adatait.
5. Számítsd ki a költségtérítést a választott, jogszerű elszámolási mód szerint.
6. Ellenőriztesd és őrizd meg a bizonylatot a kapcsolódó dokumentumokkal együtt.

Gyakori hibák

• az üzleti cél túl általános vagy egyáltalán nincs megadva;
• az útvonal és a távolság nem egyeztethető össze;
• nem az utazás hónapjára érvényes üzemanyagárat használják;
• a jármű adatai hiányosak;
• a magán- és üzleti utak összekeverednek;
• a bizonylat nincs összhangban a könyvelésben szereplő kifizetéssel;
• változó adatot régi sablonból másolnak át ellenőrzés nélkül.

A gyakori helyszínek és útvonalak rögzítését a Documento kiküldetési rendelvény készítője gyorsíthatja. A dokumentumot ettől függetlenül minden alkalommal a tényleges út és az aktuális elszámolási adatok alapján kell ellenőrizni.

Gyakori kérdések

Minden üzleti úthoz kell kiküldetési rendelvény?

Nem minden helyzet azonos. A megfelelő bizonylatot a jogviszony, az utazás célja és az alkalmazott költségelszámolás alapján kell meghatározni.

Használható elektronikus rendelvény?

Igen, ha a dokumentum adattartalma, jóváhagyása, megőrzése és visszakereshetősége megfelel az alkalmazandó követelményeknek.

Elég a térképes útvonalterv?

Az útvonalterv segíthet a távolság alátámasztásában, de nem helyettesíti a teljes bizonylatot és az üzleti cél dokumentálását.

Melyik üzemanyagárat kell használni?

Az érintett időszakra alkalmazható, NAV által közzétett adatot kell ellenőrizni. A megfelelő módszert a konkrét elszámolási helyzet határozza meg.

Mennyi ideig kell megőrizni?

A megőrzést a számviteli, adózási és elévülési szabályokkal összhangban kell kialakítani. A vállalkozás könyvelője tudja meghatározni a konkrét esetre vonatkozó időtartamot.

Forrás és frissítés

Utolsó frissítés: 2026. szeptember 20. Elsődleges forrás: NAV – Információs füzetek 2026. A cikk könyvelői vagy adótanácsadói szakmai ellenőrzésre javasolt.